El mito de la multitarea: la guía definitiva para hacer más haciendo menos

Tómate un segundo para ver todas las cosas que tienes delante en este momento. Si eres como yo, tienes al menos algunas ventanas de navegador abiertas (cada una cargada con pestañas que “necesitas “). Tu bandeja de entrada de correo electrónico se está llenando constantemente en el fondo. En Slack siguen apareciendo mensajes de diferentes compañeros de equipo. Y, por supuesto, tu teléfono … En otras palabras, eres multitarea.

El problema es que no existe la multitarea.

Como han confirmado varios estudios, la verdadera multitarea, hacer más de una tarea al mismo tiempo, es un mito. Aquellas personas que piensan que pueden dividir su atención entre múltiples tareas a la vez, en realidad no están haciendo más. De hecho, están haciendo menos, se estresan más y se desempeñan peor que quienes realizan una sola tarea.

Entonces, ¿Por qué tantos de nosotros pasamos nuestros días tratando de realizar múltiples tareas? Y si es tan malo para nosotros, ¿Cómo podemos romper el ciclo y proteger nuestra atención, enfoque y tiempo?

En esta guía, analizaremos qué tan mal es la multitarea, veremos las situaciones en las que haces multitarea en el trabajo (sin darte cuenta) y luego te dare ejercicios sencillos para ayudarte a aprender a concentrarte en una cosa a la vez.

Los 3 tipos de multitarea (Y por qué no es lo que piensas que es)

Si bien la mayoría de nosotros puede hacer algo tan simple como caminar y masticar chicle o mantener una conversación al mismo tiempo, no se puede decir lo mismo para tareas más complejas. David Meyer, profesor de psicología de la Universidad de Michigan en Ann Arbor, dice que simplemente no tenemos la capacidad mental para realizar múltiples tareas:

“… mientras esté realizando tareas complicadas que requieran las mismas partes del cerebro, y tenga que dedicar toda esa capacidad para estas tareas, simplemente no habrá recursos disponibles para agregar nada más”.

Pero este no es el único ejemplo de multitarea que hay.

Pensar en la multitarea como simplemente “hacer dos cosas difíciles a la vez” no cuenta la historia completa. En cambio, hay tres formas de multitarea que debemos tener en cuenta, especialmente en el lugar de trabajo:

• Multitarea (intentando hacer dos o más tareas simultáneamente)
• Costos de conmutación (alternar entre tareas)
• Residuo de atención (realizando una serie de tareas en rápida sucesión)

Cada uno tiene serios impactos en nuestra capacidad para hacer un buen trabajo. Sin embargo, también están profundamente arraigados en cómo la mayoría de nosotros pasamos nuestro tiempo en el trabajo. Veamos algunos ejemplos de cada uno.

Multitarea: lo que hacer dos cosas a la vez le hace a tu cerebro

La mayoría de nosotros piensa que la multitarea es tratar de hacer dos o más cosas a la vez. Es la atareada recepcionista que atiende llamadas, trata con clientes y toma archivos. O el gerente del proyecto que pasa todo el día en Slack mientras escribe documentos y recibe actualizaciones de sus compañeros de equipo.

De hecho, la mayoría de nosotros hacemos multitarea de esta manera. Mantenemos el correo electrónico y la mensajería instantánea abiertos mientras escribimos, diseñamos o codificamos, y tratamos de manejar ambos al mismo tiempo.

Cuando observamos los datos de más de 50,000 usuarios de RescueTime, encontramos que el trabajador promedio del conocimiento dedica el 40.1% de su tiempo productivo al día a realizar múltiples tareas solo con herramientas de comunicación.

Pero de acuerdo con el Dr. Meyer , tratar de dividir su atención entre tareas que requieren esfuerzo y concentración significa que uno o ambos sufrirán:

“Una vez que empiezas a complicar las cosas, las cosas se vuelven más complicadas y, como resultado, habrá interferencia con una o más de las tareas. O vas a tener que frenar en una de las tareas, o vas a empezar a cometer errores “.

El Dr. Meyers lo está poniendo a la ligera. Muchos otros estudios han encontrado que la multitarea excesiva tiene consecuencias graves en nuestro bienestar mental y físico. Entre otras cosas, la multitarea:

• Afecta su memoria a corto plazo: un estudio de investigación de 2011 de la Universidad de California en San Francisco encontró que la multitarea afecta negativamente su memoria de trabajo: el “Bloc de notas” de su cerebro se usa para administrar y concentrarse en la información clave.
• Conduce a una mayor ansiedad: los neurocientíficos dicen que la multitarea literalmente drena las reservas de energía de tu mente, lo que hace que pierdas el enfoque y te sientas más ansioso.
• Inhibe el pensamiento creativo: la ansiedad agregada y la falta de “espacio” cerebral causado por la multitarea también pueden hacer que pierdas la capacidad de pensar fuera de la caja. Para ser creativos, nuestras mentes necesitan espacio para digerir o “incubar” nuevas ideas.
• Evita que entres en un estado de flujo: el flujo es el estado mental en el que estamos tan concentrados en una tarea que nuestra productividad se dispara. (En un ejemplo, los ejecutivos dijeron que eran un 500% más productivos mientras estaban en flujo). Sin embargo, el flujo requiere un esfuerzo y un enfoque sostenidos. Algo multitarea se interpone en el camino de.
• Causa más errores y menos productividad: varios estudios han encontrado que la multitarea hace que las personas se tomen más tiempo para realizar tareas sencillas , disminuyan su coeficiente intelectual en un promedio de 10 puntos e incluso pueden tener el mismo impacto negativo que perder una noche de sueño .

Costes de cambio: ¿Qué sucede cada vez que rebotas entre tareas?

Nuestros cerebros no pueden hacer dos cosas a la vez. Simplemente no están cableados para hacerlo. En su lugar, lo que consideramos como “multitarea” es en realidad simplemente rebotar entre tareas muy rápidamente.

Pero todos estos interruptores hacen mella. Podemos cambiar nuestro enfoque muy rápido, a veces solo toma una décima de segundo . Sin embargo, el tiempo no importa tanto como el ancho de banda requerido para saltar de una tarea a otra y viceversa.

A pesar de todas estas consecuencias negativas, el intento de realizar múltiples tareas no es infrecuente. Un pequeño estudio encontró que los trabajadores cambiaban de tareas cada 3 minutos . En lugar de enumerar más investigaciones, probemos un ejercicio simple que ilustra rápidamente los costos de cambio.

• Toma una hoja de papel y dibuja dos líneas en ella.
• Ahora, tómate el tiempo mientras escribes “Soy un gran multitarea” en la primera línea, y luego escribe los números del 1 al 20 de forma secuencial en la segunda línea (la mayoría de las personas tarda unos 20 segundos en hacerlo)
• Toma una nueva hoja de papel y dibuja dos líneas más.
• Esta vez, tiempo de cambiar entre las dos tareas. Escriba una letra de la oración “Soy un gran multitarea” en la línea uno, luego escriba el número “1” en la línea dos. Luego alterne entre escribir la siguiente letra de la oración y el siguiente número en secuencia.
• Continúa hasta que hayas completado ambas tareas.

Probablemente no tengas que terminar ambas tareas antes de darte cuenta de que te está costando mucho más tiempo pasarlo cuando te mueves de un lado a otro. Esto podría no significar mucho si está viendo una película y desplazándose a través de Instagram al mismo tiempo. Pero en el lugar de trabajo, no solo lo hace más lento sino que le agrega ansiedad y estrés a su día.

Residuos de atención: cómo la multitarea sigue afectándonos, incluso una vez que cambiamos a otra tarea

Finalmente, hay un tipo de multitarea de la que pocas personas realmente hablan: hacer múltiples tareas diferentes en rápida sucesión. Hacer una cosa a la vez es infinitamente más productivo que la multitarea. Pero el hecho de que esté revisando su lista de tareas pendientes a la velocidad de la luz no significa que esté libre de realizar múltiples tareas.

Cada vez que cambias de actividad, estás forzando las funciones ejecutivas de tu cerebro (que controla cómo, cuándo y en qué orden haces las tareas) para pasar por dos etapas de alto consumo de energía:

1. Primero, hay cambio de objetivos . Aquí es donde decides hacer una cosa en lugar de otra.
2. A continuación, hay activación de roles . Aquí es donde cambia las reglas o el contexto de la tarea anterior a la nueva.

No solo esto es mentalmente agotador. Pero tampoco es un proceso completamente limpio.

En un estudio de 2010 , los psicólogos de Harvard Matthew Killingsworth y Daniel Gilbert descubrieron que las personas pasan casi el 47% de sus horas de vigilia pensando en otra cosa que no sea lo que están haciendo actualmente . Y eso tiene su propio costo asociado. Como escriben los autores:

“La capacidad de pensar acerca de lo que no está sucediendo es un logro cognitivo que tiene un costo emocional”.

En su artículo de 2009, ¿Por qué es tan difícil hacer mi trabajo? La profesora de la escuela de negocios Sophie Leroy llama a esto “residuo de atención”. Cuando pasamos de una tarea a la siguiente, toma tiempo que nuestra atención se ponga al día. No somos máquinas. Y las ideas y los pensamientos persistentes permanecen incluso después de haber eliminado un elemento de nuestra lista de tareas pendientes.

2. Multitarea en el trabajo.

La multitarea nos afecta en todos los aspectos de nuestras vidas. Pero en ninguna parte las consecuencias son más claras que en el lugar de trabajo. Veamos algunas de las formas en las que realizamos múltiples tareas en el trabajo sin darnos cuenta, y cómo podemos obtener más beneficios de una sola tarea intensa.

¿Por qué probablemente haces varias tareas en el trabajo mucho más de lo que crees?

Si pensamos en las diferentes formas en que podemos realizar múltiples tareas, haciendo dos cosas a la vez, cambiando los costos y el residuo de la atención, es probable que quede bastante claro cómo se aplican a su jornada laboral. Pero tal vez no.

Tal vez pienses que eres realmente bueno en la multitarea (como explicaremos a continuación, no lo eres). O quizás no creas que haces muchas tareas a la vez. Pero la multitarea tiene una forma de introducirse en nuestros días de maneras que no nos damos cuenta.

Veamos uno de los ejemplos más comunes de trabajo múltiple en el lugar de trabajo que ya mencionamos: el correo electrónico.

Cuando observamos los hábitos de correo electrónico de más de 50,000 trabajadores del conocimiento, no solo encontramos que, en promedio, gastaron el 40.1% de su día en tareas múltiples con correo electrónico y mensajería instantánea. También descubrimos que la mayoría de las personas no pueden pasar más de 6 minutos sin verificar esas herramientas. (Peor aún, el 35.5% de los trabajadores verifican su correo electrónico y mensajería instantánea cada 3 minutos o menos).

El problema es que este comportamiento es visto como completamente normal.

Incluso si no se indica explícitamente, se espera que revisemos los correos electrónicos y respondamos al mensaje de inmediato. De hecho, más del 70% de las personas mantienen su bandeja de entrada abierta todo el día, sin embargo, solo el 20% tiene un plan sobre cómo y cuándo manejan el correo electrónico.

De nuevo, esto es multitarea. Incluso si crees que estás siendo productivo al responder correos electrónicos durante otras tareas, no lo eres. Como el investigador de Stanford Clifford Nass escribe sobre estos “multitarea pesados”:

“Cuando se encuentran en situaciones en las que existen múltiples fuentes de información provenientes del mundo externo o que emergen de la memoria, no pueden filtrar lo que no es relevante para su objetivo actual”.

No es solo el correo electrónico lo que atrae nuestra atención. Cuantos más dispositivos, herramientas, reuniones y tareas incorporemos a nuestra jornada laboral, más probabilidades tendremos de realizar múltiples tareas.

En un estudio, Gloria Mark, profesora de la Universidad de California en Irvine, descubrió que, en general, los trabajadores promedian solo 3 minutos en una tarea determinada antes de cambiar y aproximadamente 2 minutos usando cualquier herramienta digital antes de cambiar. Además se encontró que el trabajador de conocimiento promedio, utiliza 56 aplicaciones y sitios web diferentes por día y cambia entre ellos más de 300 veces.

El poder de la única tarea

El lugar de trabajo moderno es un campo minado de oportunidades multitarea. Pero eso también significa que las personas que son capaces de concentrarse intensamente en una cosa a la vez tienen una gran ventaja . Si desea que las tareas se realicen con mayor calidad y en menos tiempo, se paga dividendos para concentrarse en uno a la vez. Este es el por qué:

• Tarea única = menos estrés. Cuando gasta energía extra tratando de realizar múltiples tareas, termina agotado y atrasado en el trabajo. Sin embargo, cuando se enfoca en una cosa a la vez, es más probable que entre en un estado de flujo, termine lo que quería y, a su vez, reduzca sus niveles de estrés en el lugar de trabajo.
• La tarea única te hace concentrarte en lo que “debes” hacer (no en lo que “puedes” hacer). Elegir algo para poner toda su atención en un período de tiempo determinado significa decir no a un montón de otras tareas. Esto no solo lo ayuda a priorizar su trabajo más importante , sino que también puede reconstruir su enfoque.
• Hacer una cosa a la vez puede hacerte más creativo. Puede parecer que una sola tarea es limitante. Pero, de hecho, las restricciones pueden aumentar la creatividad . Como ha encontrado la investigación, cuando enfrentamos la escasez de recursos, nos damos a nosotros mismos “la libertad de utilizar esos recursos de manera menos convencional, porque tenemos que hacerlo”.

3. Cómo detener la multitarea y hacer más.

No es fácil detener la multitarea, incluso si conocemos los beneficios de solo hacer una cosa a la vez. El moderno lugar de trabajo está diseñado para promover la multitarea. Nos han vendido la mentira de que somos más eficientes cuando intentamos hacer varias cosas a la vez. Pero como hemos visto, este no es el caso.

Aquí hay algunas maneras de proteger su enfoque y detener la multitarea tanto en el trabajo:

5 maneras de reducir la cantidad de multitarea que haces cada día

La forma más fácil de reducir la multitarea es configurar su día y su entorno de trabajo para una sola tarea y enfoque. Esto significa eliminar todos los desencadenantes y las distracciones que atraen su atención cuando está tratando de superar una tarea.

Para empezar, enfócate en estas cinco técnicas:

1. Crea un horario diario con tiempo dedicado para el trabajo enfocado

Tu horario diario es tu mapa para el día. Te dice cuáles son tus intenciones y te hace responsable ante ellas. También es tu primera línea de defensa contra la multitarea.

Comienza por programar un tiempo no negociable para “trabajo enfocado” al comienzo de su día. Esto puede ser tan corto como 15-20 minutos o tan largo como 90 minutos. El objetivo es simplemente comenzar a reconstruir tu capacidad de concentrarse en una tarea en mano sin distracción.

2. Limita tu tiempo de correo electrónico y trabaja en “ráfagas”

A lo largo del día, uno de los mayores contribuyentes a la multitarea es tu correo electrónico. El tiempo de comunicación se come en todo lo que hacemos. Y porque se siente productivo, realmente no lo consideramos como multitarea. Pero lo es.

Comienza por limitar tu tiempo en el correo electrónico. Luego, comprometete a trabajar a través de sus correos electrónicos y mensajes instantáneos en “ráfagas”. Esto no solo te ayuda a concentrarte, sino que también se ha descubierto que la comunicación inestable hace que los equipos sean más productivos y creativos.

3. Bloquea los sitios web que distraen cuando quieres enfocarte

Las distracciones externas, como las notificaciones, pueden hacer que realicemos múltiples tareas, pero igual de peligroso es el aburrimiento. Cuando nos sentimos aburridos o ansiosos, es más probable que pospongamos las cosas o “simplemente revisemos este sitio web realmente rápido”. Este es el cambio de contexto en su peor momento. Para protegerte, usa un bloqueador de sitios web como FocusTime durante sus sesiones de trabajo focalizadas o en momentos específicos del día donde sepa que su energía y motivación son bajas (como después del almuerzo).

4. Alternar entre períodos de enfoque y descansos.

Evitar la multitarea no significa evitar los descansos. De hecho, para mantener sus niveles de energía altos y concentrarse en la tarea única, debe tener momentos para repostar y reenfocarse. Los descansos regulares también ayudan a despejar los residuos de atención de su tarea anterior.

La forma de trabajar depende de usted, pero algunos métodos populares incluyen la técnica Pomodoro (trabajar 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos) o seguir la regla 52/17 (52 minutos después, 17 minutos de descanso).

5. Optimizar tu entorno de trabajo para enfocarte

Las distracciones no son lo único que nos hace realizar múltiples tareas. Tu entorno de trabajo puede atraer tu atención tanto como una notificación. Diseñar un entorno de trabajo para enfocarse puede ser tan simple como despejar el desorden (tanto físico como digital) y hacer que las distracciones sean más difíciles de usar (como poner su teléfono en otra habitación).

Seguir estos pasos no te garantiza que no realices la multitarea. Pero te ayudarán a concentrarte y te darán la mejor oportunidad de mantenerte comprometido para llevar a cabo una tarea hasta la línea de meta. Comience poco a poco y gradualmente desarrolle sus sesiones enfocadas, agregando más tiempo para el trabajo de cabeza abajo o bloqueando las distracciones a medida que avanza.

¿Algunas personas son mejores en la multitarea que otras?

Si aún no estás convencido de que la multitarea sea mala para ti o que seas un poco atípico, tengo noticias para ti: no lo eres.

En primer lugar, tanto los hombres como las mujeres son igualmente malos en la multitarea . Si bien los hombres y las mujeres se superan de manera confiable entre sí en ciertos ejercicios cognitivos, la multitarea no es uno de ellos. Como investigadores de la Universidad de Bergen (Noruega) escriben :

“No podemos excluir la posibilidad de que no haya diferencias de sexo en las habilidades de multitarea en serie, pero si existen, es probable que esas diferencias sean muy pequeñas”.

¿Qué pasa con las personas más jóvenes versus mayores? ¿Seguramente los “nativos digitales” generados en múltiples dispositivos y notificaciones son más adecuados para la multitarea? De nuevo, la respuesta es no. De hecho, los niños que tienen más probabilidades de realizar múltiples tareas terminan tardando más tiempo en hacer su trabajo y les cuesta más recordar lo que han aprendido. Como escribe el Dr. Meyer :

“… no hay nada mágico en los cerebros de los llamados ‘nativos digitales’ que evitan que sufran las ineficiencias de la multitarea”.

Esto no quiere decir que la multitarea eficiente es completamente imposible. Los estudios han encontrado sistemáticamente que alrededor del 2–2.5% de las personas son lo que se llaman “supertaskers” y son capaces de trabajar de manera eficiente a través de múltiples problemas a la vez. Pero no asumas que eres tú. De hecho, las personas que piensan que son las mejores en tareas múltiples son casi siempre las peores .

(Si tienes 40 minutos de sobra, incluso puedes tomar la prueba de supertaskerpara ver si eres parte de esta población).

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A medida que el lugar de trabajo se vuelve más ocupado y más distraído, la capacidad de sentarse y concentrarse durante un período prolongado de tiempo se convertirá en una de las habilidades más buscadas de cualquier empleado. El problema es que cada día de los navegadores llenos de pestañas, las bandejas de entrada siempre abiertas y las notificaciones sin interrupción erosionan lentamente esa capacidad.

Como hemos visto, la multitarea mata la productividad para todos, excepto para la población más pequeña. Sin embargo, nuestras acciones y expectativas continúan haciéndonos vulnerables a tratar de hacer más de una cosa a la vez. Esperamos que esta guía le haya ayudado a comprender mejor qué es la multitarea, qué tan común es en su día de trabajo y cómo puede protegerse de ella.

Fuente: Rescuetime