13 trucos de productividad para nuevos equipos remotos

La productividad puede ser un desafío para los equipos que de repente se han vuelto remotos debido a la pandemia del covid-19.

Los trabajadores se preguntan cómo estructurar el día y cómo facilitar la comunicación remota del equipo para mantener la eficiencia del trabajo.

Estos problemas pueden parecer insuperables al principio, pero hay algunos trucos que los nuevos trabajadores remotos pueden adoptar para lograr más dentro de su horario modificado.

Te dejamos aquí 13 de ellos:

1. Configura sistemas de seguridad

Dentro de los límites de un servidor en el lugar de trabajo el equipo de tecnología tiene control sobre cómo se usa la red. También pueden detectar y detener cualquier infracción inesperada.

Sin embargo, cuando el equipo se traslada a los hogares de los miembros del equipo, la seguridad se vuelve más complicada: las personas trabajan con sus propias conexiones, lo que podría hacerlas vulnerables a ataques externos.

La seguridad debe ser de suma importancia cuando se reubica repentinamente una empresa del espacio de la oficina a otra locación.

Hay algunos pasos que los equipos de trabajo remotos pueden seguir para garantizar que su trabajo se mantenga seguro:

• Las empresas deben invertir en una VPN para toda la compañía que ayude a mantener los servidores seguros.
• Los empleados deben instalar software antivirus y ejecutarlo con regularidad, al menos una vez a la semana.
• Evita visitar enlaces o sitios web que parezcan sospechosos.
• Mantén los sistemas operativos y los programas relacionados con el trabajo actualizados con regularidad.
• Los sistemas Wi-Fi domésticos deben estar encriptados con una contraseña segura que se puede generar utilizando administradores de contraseñas.
• Evite el uso de servicios de chat y correo personal con fines comerciales.

No tener que preocuparse por si tu sistema y tu información son seguros hará que trabajar de forma remota sea mucho más productivo.

2. No te apegues a los mismos métodos de ingresos

Probar cosas nuevas no solo tiene que aplicarse a las personas; las empresas en su conjunto pueden explorar nuevas vías para mejorar la generación de ingresos.

Mira dónde está tu audiencia ahora, probablemente casi en su totalidad en línea. Si tus modelos de ventas no se centran en las actividades online, ahora es el momento de hacer un cambio.

Depender de métodos antiguos de generación de ingresos no funcionará en este momento, y el hecho de no ver un aumento perceptible en los ingresos puede reducir la productividad en todos los niveles de una empresa.

En su lugar, explora nuevas vías para atraer clientes y difundir la conciencia.

Por ejemplo, considera la posibilidad de crear un podcast para llegar a tu audiencia. En este espacio puedes discutir temas enfocados en tu industria o nicho, o ser más alegre y divertido.

La mayoría de las empresas físicas ha encontrado formas de vender productos en línea para generar ingresos y permanecer abiertas durante la pandemia; esto demuestra el ingenio y la flexibilidad que las estas y los trabajadores remotos deben adoptar.

Piensa en nuevas ideas con tus equipos para que nadie sienta que sus trabajos podrían verse amenazados porque los ingresos han caído.

3. Interactúa con tu equipo

Los espacios de oficina están llenos de actividad y comunicación; los colegas pasan por los escritorios de los demás para hacer un seguimiento o para una charla rápida todo el tiempo. Puedes conversar con tu compañero de al lado sobre cualquier cosa o compartir mientras buscas una taza de café.

Esto es algo que el cambio repentino al trabajo remoto ha dificultado. Dentro de los equipos la comunicación es el primer aspecto de los lugares de trabajo que sufre.

Hay varias formas de mantenerse comprometido con el equipo de uno: saludarse unos a otros todos los días, participar en actividades virtuales de creación de equipos y ser comprensivos harán posible el compromiso sin importar la distancia entre colegas.

Asegurarse de que las líneas de comunicación estén abiertas y de que nadie se sienta abandonado es fundamental para que el trabajo remoto sea un éxito, además de que ayuda a los equipos a trabajar de forma más productiva.

Para la mayoría de las empresas, esta nueva forma de trabajar no va a durar para siempre; reconocer que se trata de una estrategia a corto plazo para mantener viva la empresa también ayudará a garantizar que los trabajadores se mantengan positivos durante este período.

4. Invierte en el software adecuado

Una de las formas de mejorar el compromiso y la productividad es invirtiendo en el software adecuado.

Esto incluye herramientas de gestión de proyectos como Monday o Trello. Estas herramientas ayudan a los equipos a permanecer en la misma página cuando intentan completar proyectos.

Pueden crear listas y tarjetas para los aspectos del proyecto que deben completarse primero; también pueden etiquetar a los miembros relevantes del equipo y agregar fechas de vencimiento para agilizar el proceso.

Hay una serie de herramientas de chat que facilitarán la comunicación para todos los miembros del equipo: Slack y Microsoft Teams han hecho que la comunicación remota sea más inmediata.

Aunque nada puede simular la intimidad del lugar de trabajo, las herramientas y aplicaciones de comunicación adecuadas garantizarán que los equipos remotos obtengan las respuestas que necesitan lo más rápido posible para avanzar en su trabajo.

Y la mayoría de las herramientas disponibles en línea es gratuita o económica, lo que ejerce menos presión sobre las pequeñas empresas para que aprovechen los recursos financieros que se están agotando.

5. Ajústate a los nuevos horarios

La productividad en el hogar es diferente a la productividad en el lugar de trabajo. Las oficinas tienen rutinas muy específicas: la mayoría de los trabajos comienza a las 9 am y termina a las 5 pm.

No se puede decir lo mismo del trabajo remoto: el lugar de origen, particularmente en la situación actual, no permite tal estructura.

Con los niños en casa, las responsabilidades de los padres que trabajan han cambiado drásticamente: ahora necesitan educar a sus hijos en casa y mantenerlos entretenidos y comprometidos.

No es razonable esperar que los padres trabajen de acuerdo con horarios regulares cuando sus hijos estudian al mismo tiempo.

Para aumentar la productividad en tal situación, se debe permitir a los trabajadores remotos crear primero un nuevo horario que se adapte a ellos y tener tiempo para adaptarse a él.

6. Sé paciente con el equipo

La pandemia ha tenido un efecto profundo en la salud mental de las personas: hay personas que han perdido a sus seres queridos a causa del virus y otras que luchan por sobrellevar la situación debido a la ansiedad.

Ahora mismo es el momento de la empatía; debería ser parte de todos los lugares de trabajo en cualquier caso, pero en este momento, la empatía es extremadamente importante.

Ser paciente con colegas y gerentes que no manejan la situación tan bien como tú es necesario para mejorar la productividad.

Pero la paciencia no solo debe dirigirse hacia afuera, los trabajadores deben ser pacientes consigo mismos.

Si alguien no puede concentrarse debido a la ansiedad o las distracciones en casa, no es necesario que te enojes contigo mismo; esta es una situación sin precedentes y necesitas tiempo para acostumbrarse.

Comunicarse con colegas y amigos cuando todo a tu alrededor se vuelve demasiado es esencial; no intentes lidiar con esta situación por tu cuenta.

7. Realiza un seguimiento de tu progreso

La distancia que conlleva ser un trabajador remoto puede dificultar que los colegas y los gerentes sigan el progreso de los demás.

Para asegurarte de que todos sepan lo que se ha logrado y lo que aún queda por alcanzar, los equipos remotos pueden utilizar listas de verificación, planes de gestión de proyectos y el boletín informativo interno.

Hacer un seguimiento del progreso de uno y compartirlo con las partes interesadas debe hacerse con más regularidad y diligencia que en un lugar de trabajo.

No esperes a que los gerentes o los clientes se pongan en contacto contigo; avísales periódicamente para que todos estén en sintonía y sepan que la tarea está entre manos.

8. Acostúmbrate a las reuniones

Las reuniones son parte de la vida laboral, pero cuando los equipos trabajan de forma remota, estas se convierten en un salvavidas crucial para mantener la comunicación y hacer progresar el trabajo.

Pero si bien las reuniones ayudan a los equipos y al organigrama de la organización a analizar lo que se debe hacer, pueden consumir una cantidad excesiva de tiempo que podría dedicarse a hacer el trabajo.

Los equipos deben comprender que no todos los problemas requieren una reunión; algunas discusiones pueden tener lugar a través de herramientas de chat o incluso por correo electrónico.

Las videoconferencias deben limitarse a sesiones informativas de todo el equipo, discusiones previas al lanzamiento y reuniones semanales de personal.

Esto ayudará a las personas a ser más productivas, en lugar de dedicar tiempo a escuchar a los demás.

Además, en estas reuniones se debe alentar a todos los empleados a que enciendan sus videos; verse y ser vistos ayudará a los trabajadores a mantenerse conectados para que puedan sentirse un poco más como si todavía estuvieran en el lugar de trabajo.

Las videollamadas también son cruciales para mostrar la intención detrás de las palabras de uno: la tecnología mantiene a las personas conectadas, pero la palabra escrita a menudo no transmite emociones, incluso con emojis.

Ver los gestos, las expresiones y la intención del hablante les da a las personas una mejor idea de lo que hay detrás de una crítica o un elogio.

Esto conduce a menos malentendidos y resentimientos, lo que afecta la productividad del trabajo de un equipo.

9. Practica el diseño de presentaciones

El creciente número de reuniones también justificará un aumento en el número de presentaciones que realizarás.

Las presentaciones son una excelente manera de poner al día a tu equipo sin tener que depender completamente de la comunicación oral, que tiende a ser mal escuchada, especialmente en lo que respecta a la tecnología.

Cuando desees compartir nuevos conceptos, intercambiar ideas, compartir estadísticas y establecer metas, las presentaciones serán la mejor manera de transmitir lo que estás tratando de decir.

Hacer presentaciones para un grupo de personas que está en tu presencia física es diferente a crearlas para personas que lo están viendo a través de barreras tecnológicas.

Te dejamos algunos tips:

• Las diapositivas son uniformes y, por lo tanto, fáciles de seguir.
• El texto se mantiene al mínimo; los datos importantes se muestran en negrita para llamar la atención.
• Las viñetas se utilizan para mejorar la legibilidad.
• Los colores del texto, los gráficos y el fondo deben contrastar para que se puedan ver fácilmente en cualquier pantalla.
• Los datos se visualizan para compartir información de forma clara y concisa.

Crea de 1 a 3 plantillas de presentación que puedas reutilizar siempre que surja la necesidad de compartir ideas. Esto mejorará la productividad y te ayudará a conectarte mejor con tus colegas.

10. Aprende a reutilizar el contenido

Las plantillas no son lo único que puedes reutilizar para facilitar tu trabajo. Puede volver a usar las diapositivas que hayas creado para presentaciones internas para situaciones con audiencias externas.

Puedes convertir diapositivas e infografías en seminarios web o una presentación de LinkedIn; esto te ayudará a ubicarte como un líder intelectual en la industria. Reutiliza las publicaciones de blogs o vlogs como una infografía o publicación en redes sociales.

Cuando encuentras nuevas formas de utilizar una parte del contenido, ahorras tiempo en la creación de contenido nuevo y puedes dedicar ese tiempo a ser más productivo en otras áreas.

Además, al reutilizar el contenido, te das la oportunidad de enviar tus mensajes a nuevas audiencias.

11. Crea espacios de trabajo separados

Los equipos recientemente remotos lucharán con un aspecto particular de este cambio en su forma de vida: dedicar un espacio solo para el trabajo.

En la oficina todos tienen sus propios escritorios, un oasis que es suyo y solo de ellos donde todo lo que necesitan está a su alcance.

Pero la casa no se parece en nada a esto porque no se ha configurado específicamente para el trabajo. Entonces, ¿cómo puedes ser productivo en un espacio que no es propicio para el trabajo?

Debes medir un área que se adapte bien a tus necesidades: una habitación, el escritorio de tu casa o un lugar en la mesa del comedor. Esto te ayudará a entrar en modo de trabajo y ser productivo.

12. Muévete

Tener un espacio de trabajo dedicado no significa que te quedes clavado en el lugar durante horas, esto es malo para tu postura y tu cuerpo.

En cambio, muévete por el espacio, sal de tu habitación para caminar por el apartamento o la casa. Si tienes un balcón o un jardín, dé un paseo por ahí.

Si tu espacio es muy limitado, intenta ponerte de pie y estirarte al menos cada media hora, si no más; esto hará que tu sangre bombee para evitar que te lesiones.

13. Prueba cosas nuevas

El hecho de que no puedas ir a ninguna parte no significa que tengas que dejar de vivir tu vida.

Hay una serie de ideas divertidas para trabajar desde casa que puedes probar como pasatiempo o para mejorar tus habilidades laborales.

Probar cosas nuevas puede ayudarte a ser más productivo porque involucras tu mente de nuevas maneras: puedes desbloquear el potencial sin explotar dentro de ti mismo, mejorando tu ética de trabajo.

Lo que tomes durante este período no tiene que estar directamente relacionado con el trabajo; es la experiencia de emprender algo nuevo lo que te reportará beneficios.

Conclusión

Los equipos remotos pueden luchar con la productividad, pero esto se vuelve aún más agudo cuando los equipos que están acostumbrados a trabajar en la oficina tienen que trabajar desde casa.

Junto con la ansiedad de la situación actual, tienes una receta perfecta para disminuir la productividad.

Pero los métodos anteriores han descrito cómo los trabajadores pueden continuar trabajando de manera inteligente y produciendo resultados a pesar del cambio de circunstancias.

Llevará algún tiempo adaptarse a estos métodos, pero antes de que las empresas se den cuenta, volverán a tener un sistema de funcionamiento fluido.