Cómo hacer una lista de tareas que puedas realizar

No hay mejor sentimiento que tachar algo de tu lista de tareas. ¡Listo! ¡Terminado! ¡Misión completa! Y aún así es fácil dejar pasar todo un día o incluso una semana sin borrar ninguna tarea de tu lista. ¿Cómo es que eso sucede? Bueno, tu lista de tareas puede ser una herramienta que te guía a través de tu trabajo, o puede ser una gran pila de bombas de tiempo que no has hecho que están acechándote a ti y a tu productividad. Todo depende de como la escribas.

Piensa en tu lista de tareas como una serie de instrucciones que le da tu parte jefe a tu parte asistente. Como un buen programa de computadora, si las instrucciones son claras, específicas y fáciles de hacer, no tendrás problemas. Si no, tendrás muchos resultados que no querías, como miedo, procrastinación y odio. Sigue leyendo para descubrir como escribir una lista de tareas que hace que completarla sea muy fácil.

Tú eres tu propio jefe

En cualquier momento de tu día laboral, estás en uno de estos dos modos: Modo de pensar (es cuando tienes la gorra de jefe) y modo de acción (ahí es cuando tienes la gorra de asistente). Cuando llega un proyecto o tarea, los pasos a seguir para realizarla poco a poco se dan en tu mente. En ese momento estás en modo de pensar, la persona que da las ordenes. Tu lista de tareas es una colección de esas ordenes, las cuales tu personalidad de asistente tomará y realizará.

Cuando tienes la gorra de jefe, a ti te corresponde escribir las instrucciones de tal manera que tu personalidad de asistente pueda hacer sin tener que pensar o estresarse. Quitar el pensamiento de la acción es una las mejores maneras de hacer tu lista de tareas algo muy fácil de realizar.

Cómo te debes de dar órdenes a ti mismo

Cuando llega el momento de añadir algo a tu lista de tareas, piensa lo que vas a escribir usando las siguientes reglas.

Solo pon las tareas que definitivamente vas a hacer

Algunas veces piensas en tareas que simplemente todavía no estás listo para hacer. Tal vez aprender un nuevo lenguaje, aunque es un objetivo eventual, no encaja en tu vida actual. Tal vez actualizar tu sitio web es de baja prioridad porque tu negocio está cambiando otras cosas más grandes y cualquier cambio en el sitio tendrá que verse diferente o tal vez no será necesario en seis meses.

En lugar de permitir que las tareas a las que no les vas a dedicar tiempo merodeen tu lista de tareas hasta que estés harto de verlas (y de recordar que todavía no las haz hecho), muévelas a una lista separada, un área para cosas que pueden esperar. Solamente dile a tu yo-asistente que haga algo si estás absolutamente seguro que le puedes dedicar tiempo, por lo que solo deben de haber acciones concretas las cuales estás seguro de terminar.

Haz una lista de tareas desglosada

La ruta más rápida a una tarea en la que evitarás trabajar: Hazla una vaga monstruosidad. Escribir cosas poco específicas como: “Limpiar la oficina” en tu lista de tareas y te garantizo que será la última cosa en la que empezarás a trabajar. De hecho, “Limpiar la oficina” no siquiera es una tarea; es un proyecto. El autor de Getting Things Done David Allen dice:

Los proyectos no son tareas; son una colección de tareas.

Eso es una diferencia importante. Debes de saber que tu lista de tareas no es tu lista de proyectos. No escribas tareas que requieran múltiples acciones como “Limpiar la oficina. Desglosa los proyectos en sub tareas más pequeñas y fáciles de hacer como: “Limpiar el basurero”, “Tirar papeles viejos” y “Poner en cajas libros viejos”. Tu personalidad asistente preguntará “¿Qué quieres que se haga?” y cuando el jefe diga: “Limpiar la oficina”, eso no te llevará a ningún lado.

Mientras más pequeñas sean estas sub tareas, más fácilmente te será hacerlas. La escritora inspiracional SARK desglosa sus tareas en incrementos de cinco minutos y les llama “micromovimientos”. Ella dice:

Los micromovimientos son pequeños pasos que puedes tomar para completar cosas en tu vida. Soy una procrastinadora en recuperación y tengo pocos lapsos de atención, por lo que inventé los micromovimientos como un método para completar proyectos en cinco minutos o menos. Siempre siento que puedo trabajar con lo que sea durante cinco minutos.

Llegar a esas pequeñas tareas requiere que pienses antes de escribirlas en tu lista. Los siguientes ejemplos contrastan tareas vagas (del tipo que genera bloqueos) a lado de sus contrapartes fáciles de hacer:

Como puedes ver, desglosar tus tareas en acciones crea más de una tarea para algunas tareas que se ven normales pero realmente son pequeños proyectos. Por ejemplo, reemplazar el vidrio de la mesa involucra medir la mesa, llamar y pedir un reemplazo y posiblemente ir a recogerlo, lo cual nos lleva a nuestra siguiente regla.

Concéntrate solo en la siguiente acción

Cuando tienes una tarea con múltiples acciones, como reemplazar el vidrio, solo mantén la siguiente acción en tu lista de tareas. Cuando la tarea este completa, ve a tu lista de proyectos (que es una lista separada) y añade la siguiente acción a tu lista de tareas. En cualquier momento, tu lista de tareas debe de contener solamente la siguiente acción lógica para todos tus proyectos.

Imagina que estás en tu escritorio, tienes 10 minutos libres antes de la siguiente junta y sacas esa lista de tareas vaga. ¿Podrías encontrar un dentista o aprender italiano? No. Pero tal vez si puedas hacer uno de los elementos de la lista de tareas realizable. Puedes enviarle un correo a un amigo para tener referencias de dentistas o revisar el sitio web de la universidad para ver si que clases ofrecen.

Utiliza verbos específicos y activos

Cuando te digas que hagas algo, haz que sea una orden. Algo como “Revisión de cuenta ACME” no te dice que es lo que se tiene que hacer. Haz tus tareas acciones específicas, como “Llamar a Rob en ACME sobre las ventas de 2do mes”. Fíjate que no utilice la palabra “Contactar”. Utilice “Llamar”. Contactar puede significar teléfono, email, etc. pero cuando dejas fuera de la ecuación el pensar y solo la acción, tus verbos deben de ser tan específicos como sea posible. Literalmente imagina instruir a tu asistente personas en su primer día de trabajo sobre lo que necesitas que haga.

Incluye tanta información como sea posible

Cuando formules tus tareas, tu trabajo como jefe es hacer que sea lo más fácil posible para tu asistente hacer el trabajo. Por ejemplo, si tienes que hacer una llamada, incluye el nombre o el número. En vez de “Donar los muebles viejos” escribe “Llamar a René para programar que se lleven los muebles, 55-5234-1246”. Cuando estés atorado en alguna sala de espera con solamente tu teléfono, no puedes donar tus muebles viejos, pero claro que puedes hacer una llamada, si tienes el teléfono. Se un buen jefe. Asegúrate que tu asistente tenga todas las armas necesarias para realizar el trabajo.

Mantén tu lista de tareas

Así como nadie quiere ver una bandeja de entrada con 2,386 mensajes, nadie quiere tener una lista de tareas interminable. Es demasiado así como deprimente que no haya una luz al final del túnel. En vez de eso, mantén tu lista de tareas con menos de 20 elementos. ¿Eso suena a una lista de tareas corta? Recuerda, tu lista de tareas no es una lista de notas de los detalles de tus proyectos o una lista de cosas que algún día esperas hacer. Estas son las tareas que te has comprometido a hacer en un futuro cercano, como en las siguientes dos semanas. Mantén tus proyectos y las cosas que esperas hacer en algún otro lado. Tu lista de tareas debe de ser corta, con compromisos específicos que no involucre decidir si eres serio sobre ellos.

Prioriza tus tareas

Aunque tu lista de tareas puede tener solo 20 elementos, la realidad es que solo lograrás hacer unos cuantos al día (asumiendo que no estás escribiendo cosas como “levantarse, darse un baño, hacer el café, ir al trabajo…” y no lo deberías de hacer). Así que asegúrate que las tareas más importantes estén hasta arriba de tu lista. Como hagas esto depende de que herramienta o software estés usando para tu lista, pero asegúrate que rápidamente puedas ver que es lo siguiente que debes de hacer.

Mantén tu lista en movimiento

Aunque tu lista de tareas sea de 20 elementos, asegúrate que sean 20 elementos que cambian regularmente. Cada día, tacha entre dos a cinco elementos y añade entre dos a cinco elementos nuevos. Recuerda, tu lista de tareas es un documento de trabajo, no un documento que va ganando polvo con el tiempo porque estás haciendo cosas que no están escritas en ningún lado.

Limpia y actualiza tu lista

Además de priorizar, debes de acomodar tus tareas por edad. ¿Qué elementos han estado en tu lista más tiempo? Probablemente tengas un bloqueo mental con las tareas que han estado ahí mucho tiempo y debes de volver a trabajar en ellas o desglosarlas aún más. O tal vez no debes de hacerlas después de todo. (¡Recuerda! Eliminar un elemento de tu lista de tareas es incluso mejor que marcarlo como completo, porque te has ahorrado el tiempo y esfuerzo de hacerlo)

Así como un administrador se reuniría con su equipo una vez a la semana, programa una junta de 20 minutos contigo mismo cada lunes o viernes para revisar tu lista de tareas, de proyectos y lista de cosas que quieres hacer algún día. Utiliza ese tiempo para reescribir cualquier cosa que no este suficientemente desglosada, eliminar elementos irrelevantes y pasar las siguientes acciones de tu lista de proyectos a tu lista de tareas.

Este ritual semanal breve te puede ayudar a sentirte con tus tareas bajo control.

Registra tus tareas completadas

Como cualquier buen asistente, quieres mostrarle a tu jefe exactamente todo lo que has hecho. Asegúrate de escribir tus elementos completos en algún lado para que puedas medir tu propia productividad y tenerlo como referencia. Tu lista de tareas completas es un buen indicador sobre si tu lista de tareas está funcionando. Si pasan más de dos días sin ningún elemento nuevo, es hora de revisar tu lista de tareas y mejorarla.

La práctica hace al maestro

Esta puede parecer una larga lista de reglas para algo tan simple como una lista de tareas. Pero el 90 por ciento del trabajo involucrado cuando estás completando tareas importantes se lo lleva la parte de la planeación y eso es cierto incluso para las tareas que parecen más triviales. Como con cualquier buen hábito, la práctica hace al maestro. Mientras más prácticas el arte de crear listas de tareas efectivas, más rápido y más fácil será para ti y mientras más termines con tareas de lista, más te irás de la oficina con esa increíble sensación de que estás avanzando en tu trabajo.

Fuente: LifeHacker

Muchas gracias a Iaax Page por la ayuda para aplicar estos conocimientos.