7 métodos prácticos para cuando “Todo es Importante”

Una de las mayores dificultades en el lugar de trabajo de hoy día es saber cómo dar prioridad a las labores. Las cargas laborales se disparan y todo parece ser importante. Sin embargo, la verdad es que mucho del trabajo que hacemos todos los días realmente no necesita que se haga. Al menos no así de inmediato.

Aprender a cómo priorizar significa sacar más provecho del tiempo limitado de cada día. Es una de las piedras angulares de la productividad y una vez se sepa cómo priorizar forma correcta, puede ser útil para todo, desde la gestión del tiempo hasta el equilibrio de la vida laboral.

Aunque los elementos de priorización son simples (es decir, saber qué tareas deben hacerse para clasificarlas). Está lejos de ser un ejercicio simple.

Para facilitar las cosas, aquí hay algunas de las mejores estrategias disponibles sobre cómo priorizar el trabajo en una sola lista maestra.

1. Capturar todo en una lista maestra y luego clasificar por objetivos diarios, semanales y mensuales

La priorización sucede a diferentes niveles. Tienes tareas que deben hacerse hoy. Los objetivos que tienes para la semana. Y los logros que te harán sentir que el mes anterior fue todo un éxito.

Cabe decir que esas listas no siempre coinciden. Es muy fácil decidir de antemano que hoy parece urgente e ignorar que no te está acercando más a tus prioridades más importantes. Así que, antes de que puedas aprender a priorizar tu trabajo cotidiano, debes poner todo en un solo lugar.

Empieza por crear una lista maestra: un documento, aplicación o trozo de papel donde se almacenará cualquier tarea actual y futura. Una excelente manera de hacerlo es la metodología “Get Things Done” (Haz las Cosas) de David Allen,

Una vez tengas todas tus tareas listadas, es hora de dividirlas en metas mensuales, semanales y diarias.

Como explica el consultor de productividad Brian Tracy, su lista mensual se deriva de tu lista maestra. Tu lista semanal se deriva de tu lista mensual. Y así sucesivamente. De esta forma, sabes que tus prioridades diarias están alineadas con tus metas más grandes.

Ahora bien, al establecer tus prioridades, tampoco intentes estar demasiado “orientado a las tareas”. Por supuesto, tachar los elementos de una lista se siente bien siempre, pero es preciso priorizar el trabajo más efectivo.

Cuando completes tus diversas listas, recuerda el Principio de Pareto, o la regla 80/20, que dice que el 20% de tus esfuerzos tienden a producir el 80% de sus resultados. Busca aquellas tareas que no solo quedan tachadas, sino que brindan resultados reales.

2. Separa lo urgente de lo importante con la Matriz de Eisenhower

A todas luces es perfecto decir que debes aprender a priorizar el trabajo que produce los mayores resultados, pero ¿Cómo lo haces?

En ocasiones, se reducirá a la experiencia, pero cuando no estés seguro, la Matriz de Eisenhower resulta ser una herramienta perfecta para emplear.

Desarrollada por el ex presidente de EE. UU. Dwight Eisenhower, la matriz es un cuadro simple de cuatro cuadrantes que ayuda a separar las tareas “urgentes” de las “importantes”.

En términos simples, las tareas urgentes son aquellas que sientes que debes reaccionar de inmediato, como correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto o noticias. En cambio, las tareas importantes son las que contribuyen a tu misión, valores y objetivos a largo plazo.

Cuando se busque la mejor manera de priorizar las tareas, pregunta a cuál de los cuadrantes se ajusta mejor y luego resuélvelas siguiente manera:

• Urgente e Importante: Haz estas tareas de inmediato
• Importante, mas no urgente: Decide cuándo las harás y agéndalo
• Urgente, pero no importante: Delega estas tareas a alguien más
• Ni urgente ni importante: Omite estos de tu lista tan pronto como puedas

3. Posiciona tu trabajo según su prioridad real con el Método Ivy Lee

A veces, a pesar de nuestros mejores esfuerzos, terminamos con una lista abrumadora de tareas urgentes e importantes que se tienen que hacer. En casos así, necesitamos encontrar la forma de profundizar y descubrir su verdadera importancia.

Una de las mejores maneras de lograrlo fue desarrollada hace más de 100 años por la consultora de productividad Ivy Lee. El llamado Método Ivy Lee es una forma risiblemente fácil de forzar la priorización de tu labor diaria.

Así es cómo funciona:

1. Al final de cada día laboral, escribe las seis cosas más importantes que necesitas cumplir mañana. No escribas más de seis tareas.
2. Prioriza esos seis ítems según su verdadera importancia.
3. Cuando llegue mañana, concéntrate en la primera tarea. Labora hasta que la primera tarea quede concluida antes de pasar a la siguiente.
4. Aborda el resto de tu lista de la misma forma. Al final del día, mueve cualquier asunto sin terminar a una nueva lista de seis tareas para el siguiente.
5. Repite este proceso cada día laboral.

Limitarte a seis tareas (o menos) cada día genera una restricción que obliga a priorizar de la mejor forma para luego mantenerte enfocado haciendo una sola tarea de tu lista.

4. Separa las tareas con prioridades similares usando el método ABCDE

Como ya vimos, el método de Ivy Lee es excelente para priorizar las tareas diarias, aunque queda una parte que no está clara: ¿cómo se puede saber la “verdadera importancia” de una tarea?

La mayor inquietud en lo que concierne a cómo priorizar es diferenciar entre tareas que parecen estar al mismo nivel de importancia.

Aquí es donde el método ABCDE de Brian Tracy hace maravillas. En lugar de mantener todas las tareas en un solo nivel de prioridad, este método ofrece dos o más niveles para cada tarea.

Aquí tienes cómo funciona:

• Revisa tu lista y dale a cada tarea una letra de la A hasta la E (Siendo la A la de mayor prioridad)
• Para cada tarea que tenga una A, dale un número que indique el orden que lo realizarás.
• Repite hasta que todas las tareas tengan letras y números

De nuevo, esta es una estrategia de priorización simple, aunque engañosa. Ya que en la mayoría de los casos resulta casi imposible diferenciar entre una tarea B1 y una A3, de todos modos, al dar a cada tarea varias capas de priorización, obtienes claridad sobre lo que es realmente importante para ti.

5. Establece el tono del día y… “Cómete la rana”

Una vez que hayas priorizado tu trabajo más importante (cual sea el método que elijas), es hora de decidir de verdad cómo abordar el día.

Cómo empiezas el día marca la pauta para todo lo que sigue. Y a menudo, quitarse del camino una tarea grande, peluda, pero importante de primero, da impulso, inspiración y energía para seguir en movimiento.

Es por eso por lo que una inmensa cantidad de expertos en productividad recomiendan pasar tiempo en tu tarea más importante (TMI) de inmediato cada día. O, como Mark Twain escribió:

“¡Si te tienes que comer una rana viva, no vale la pena sentarte y mirarla por mucho tiempo!”

Cuando pienses en cómo priorizar tu labor diaria, trata de incluir a una de estas “ranas” en la parte superior de su lista.

6. Separa las metas “suficientemente buenas” con la estrategia de 2 listas de Warren Buffett

Poco importa cuán eficiente y efectivo seas cada día si estás trabajando para lograr el objetivo incorrecto. Es por ello por lo que es buena idea reevaluar con regularidad tus objetivos y prioridades a largo plazo para así saber que todavía estás en el camino correcto.

Este es un buen método para hacerlo, es del inversor multimillonario, Warren Buffett.

(Según cuenta la historia, Buffett desarrolló su plan personal a través de este proceso que le ayudó a priorizar sus objetivos profesionales).

El primer paso es escribir tus 25 objetivos principales. Estos podrían ser metas en la vida, metas profesionales, metas educativas o cualquier cosa a la que desees dedicarle tiempo.

Bien, encierra en un círculo tus cinco objetivos principales de esa lista (si estás haciendo esto ahora, termina antes de continuar).

Para finalizar, cualquier objetivo que no hayas encerrado en círculos pasa a la lista de “evitar a toda costa”. En lugar de intercalar trabajando en estos objetivos cada vez que tienes tiempo, debes evitarlos activamente. Estas son las tareas que aparentemente son en apariencia importantes como para merecer su atención, pero que no te están conduciendo hacia tus prioridades a largo plazo.

7. Presta atención a la falacia del costo irrecuperable (ej. no repares un bote con agujeros. Cambia de bote)

Mientras avances en estos ejercicios de priorización, es importante recordar el ser flexible. Nadie conoce el futuro, por lo que priorizar y planificar es solo adivinar.

A menudo, podrías priorizar una tarea solo para que las expectativas o los resultados te cambien. A estas alturas, es difícil no decepcionarse, pero no puedes dejar que eso nuble tu juicio.

Los seres humanos somos en especial susceptibles a la “falacia del costo irrecuperable”, un efecto psicológico en el que nos sentimos obligados a seguir haciendo algo solo porque ya se le ha dedicado tiempo y esfuerzo.

Pero la realidad es que no importa en lo que ocupes tu tiempo, nunca podrás recuperarlo. Y cualquier tiempo dedicado a continuar laborando en la prioridad equivocada es solo tiempo perdido.

A veces nuestro esfuerzo es mejor empleado en cambiar de botes que en tratar de tapar un agujero.

Las prioridades son fabulosas, pero recuerda ser realista con cuánto trabajo puedes hacer al día

Cuando prioriza tu trabajo como se debe, tienes garantizado un buen día. Llegar al final del día y ver que has completado un trabajo importante es una sensación increíble, pero no siempre es posible.

Las tareas se demoran más de lo esperado. Los imprevistos surgen. Y nuestros días se saturan de reuniones y pláticas. Entonces, si bien es bueno saber cómo priorizar tu trabajo más importante, también debes ser realista acerca de cuánto puede hacer en realidad.

De este modo, llegarás al final del día sintiéndote bien con el progreso que has hecho, para así marcharte y tomarte un merecido descanso.

¿Qué es lo que funciona mejor para ti? Comenta cómo priorizas tus labores en la sección de comentarios más abajo.

Fuente: RescueTime