¿Qué hace un Project Manager?

¿Por qué tener un project manager en mi equipo? ¿Qué es lo que va a hacer todo el día? ¿Por qué debo de pagar por un project manager?

Lo que un project manager hace puede ser definido como el contacto con el cliente, el que planea las actividades del equipo o… el más grande multi-tasker del planeta!

Aunque algunas de estas descripciones son ciertas, con toda seriedad, un project manager tal vez sea uno de los roles más importantes en un equipo. Te guiaré por algunas razones clave sobre porque quisieras que un gran project manager este en tu equipo en tu siguiente proyecto.

Inicio del proyecto

Típicamente, un ejecutivo de cuenta iniciará el proyecto, pero es vital que haya un project manager involucrado desde el principio también. Esto le da al project manager la oportunidad de conocer al cliente, establecer una relación y juntar todo lo que el proyecto necesito. Después el tiene que descifrar, basado en su experiencia y habilidades, quienes harán el mejor equipo para el proyecto.

El proyecto no empieza hasta que no llega el project manager

Un gran project manager se asegurará que el equipo asignado al proyecto estará disponible para trabajar en el durante todo el tiempo previsto para el mismo. Una vez que el equipo es establecido, el project manager organizará la cita para comenzar con el proyecto la cual permite que todos en el equipo se conozcan, hagan preguntas y comiencen a trabajar.

Project Manager…¡Reune a tu equipo!

Así es como se vería eso si estuviera en una lista:

• Introducciones.
• Revisar los requerimientos del proyecto.
• Asignar/programar el equipo para el proyecto.
• Convocar a un cita para empezar el proyecto.
• Llevar la planeación del proyecto.

La planeación del proyecto es uno de los pasos más cruciales en un proyecto para el project manager. Hay muchas herramientas y aplicaciones que ayudan a hacer un plan. En Octopus usamos Teamwork, ya te había hablado de como nos ayuda a mantenernos cuerdos.

En este punto, tu project manager ha revisado la extensión del trabajo, marco objetivos y entregables y asigno tareas específicas a cada miembro del equipo. Uno de los entregables iniciales para el mismo project manager es una línea del tiempo detallada mostrando cuales son los objetivos y los compromisos con el cliente. Sin una línea de tiempo, uno de principales objetivos de la planeación puede no cumplirse: ¡Cumplir con las expectativas del cliente! Si tu project manager no se asegura de marcar las expectativas de como van cumplir con los objetivos, seguro el equipo va a fracasar y el cliente no quedará satisfecho.

Aquí hay un ejemplo del proceso:

• Determinar que herramientas funcionan mejor para el equipo y crear un plan del proyecto.
• Establecer objetivos y entregables.
• Crear una línea de tiempo basada en esos objetivos.
• Establecer las expectativas del cliente en una línea de tiempo.
• Organizar al equipo basado en las horas que se necesiten para realizar el trabajo.
• ¡Empezar el proyecto!

Si tu equipo está usando una herramienta como Teamwork, el project manager puede añadir listas de tareas (y tareas) para ser lo más específico posible con el trabajo. El rol del project manager es asegurarse de que todos en el equipo estén conscientes de los detalles y requisitos del proyecto, así como cuales son sus objetivos.

Comunicación con el cliente

¿Email? ¿Skype? ¿Teléfono? ¿Facebook? (Sólo bromeo…¡No uses Facebook!)

Hay diferentes maneras de comunicarte con tu cliente. Esto puede ser conveniente, pero también puede causar confusión, mala comunicación, interrupciones y falta de organización. El project manager debe de establecer una comunicación estándar entre el equipo y el cliente desde el inicio del proyecto. Mi recomendación sería utilizar una herramienta donde varios usuarios se puedan conectar y que sea el centro de información central del proyecto. El project manager debe de asegurarse que el cliente sepa como se realizará la comunicación desde el inicio de los trabajos.

Es muy importante que el equipo sepa como va el proyecto en general, como están repercutiendo sus contribuciones al proyecto y que sepan lo importante de su trabajo. Lo principal a comunicar es:

• Introducciones.
• Alcance del trabajo y requerimientos del proyecto.
• Línea de tiempo.
• Actualizaciones del proyecto para el equipo.
• Actualizaciones del proyecto al cliente.
• Retrasos e imprevistos.
• Termino del proyecto.

Pero cuando el proyecto se acerca a su termino, el project manager no puede desaparecer. El project manager debe de comunicar el plan de finalización al cliente y trabajar con el equipo para que todos los entregables estén entregados. Una vez que el proyecto termina, el project manager debe de comunicar esto al cliente y establecer la fecha oficial de finalización.

Por ejemplo, el cliente puede asumir que el equipo ya construyo el sitio web, obviamente, el project manager seguirá trabajando en bugs y detalles. Y este último debe de establecer en que momento el trabajo se termina y se entrega el sitio.

Así que cuando te preguntes que hace un project manager todo el día…es un gran multi-tasker!

La mayoría de los project managers no lideran un sólo proyecto, sino que llevan varios al mismo tiempo, para varios clientes y muchas veces en diferentes fases. Requiere atención al detalle, comunicación avanzada, habilidades de organización y una actitud positiva. Así seas parte de un equipo o un cliente, un project manager hará tu vida más fácil.

Fuente: WebDev Studios