La guía de un Project Manager para ser productivo

Para cualquiera que tenga que lidiar con una lista de tareas en constante evolución: si no tienes control en como administrar tu tiempo, las cosas te saldrán mal. Aunque es algo con lo que tratamos todos los días, la administración del tiempo es algo con lo que muchas personas todavía batallan. Si eres una de ellas, deja de checar tu correo un momento y ve estos útiles consejos.

Tiempo de reloj vs. Tiempo psicológico

A veces me debo de poner mi gorra de terapeuta y sacarme de una espiral de pánico cuando simplemente hay demasiado que hacer.

¿Cuántas veces te has encontrado atrapado en esta espiral, donde ves el reloj y te das cuenta que has pasado más tiempo planeando en vez de haciendo?

¿Entonces cuál es la diferencia entre tiempo de reloj y tiempo psicológico?

El tiempo de reloj es el tiempo que usas para hacer. Planear, marcar objetivos, utilizar herramientas, francamente: HACER. COSAS.

El tiempo de reloj no es solo hacer una cita o planear un viaje. Incluye aprender del pasado para que no cometamos los mismos errores. Marcar objetivos y metas y trabajar para alcanzarlos. Predecir el futuro a través de patrones y leyes físicas, matemáticas y demás que hemos aprendido del pasado y tomar acciones apropiadas basadas en nuestras predicciones – Eckhart Tolle

Ese tiempo que te pasas en tu cabeza recordándote que tanto tienes que hacer, preguntándote como le vas a hacer para terminar y animándote a comenzar a trabajar. Sí. todo ese tiempo es tiempo psicológico. El tiempo psicológico es un caso perversa que no sólo puede estar en tu vida personal, generalmente también aparece en tu vida laboral. Poco a poco te vas alejando más y más de la tarea que estás intentando realizar. Te mueves del tiempo de reloj al tiempo psicológico, donde te atoras con “el problema”.

Esta es la razón real de cuando sufrimos por un “problema”, no la situación en sí, pero la interpretación de la misma y después pensando en ello una y otra vez. Si podemos hacer sobre ello entonces está bien, lo hacemos. Si no podemos, entonces abandonamos la idea o la aceptamos. Nunca hay una razón para pensar demasiado la situación o crear un problema en nuestra mente. -Myrko Thum

Mantén este concepto en tu mente cuando estés procrastinando o cuando te sientes menos productivo. ¿Estás trabajando en tiempo de reloj o tiempo psicológico? Reflexiona en tus experiencias pasadas, aprende de ellas, marca objetivos, haz una lista, pisa al acelerador y ataca esa lista de tareas.

Programa tiempo para ti mismo y para tu pensamientos

Juntas, llamadas con clientes, fechas límites, estás programando bloques de tiempo para que todos en tu equipo se puedan concentrar en proyectos y tareas específicas…¿Pero también programas tiempo para ti y tus pensamientos? Es un hecho bien conocido que mientras más concentrado y organizado seas como líder de un equipo, más fácil será darle dirección de manera clara y concisa. Esto lleva a un equipo más eficiente y productivo. ¿Así que porque no separas un poco de tiempo al inicio de cada semana para esto? ¿O una hora al día? Programa tiempo en tu calendario para revisar tus proyectos, las prioridades de tu equipo y para formular un plan sólido para la semana.

Un día a la vez

Es fácil permitir que el día o la semana se te vayan de las manos, así que separa todo ese trabajo que tienes que hacer en la semana por que es lo que tienes y puedes hacer cada día. Una manera fácil de lograr esto es actualizar tu lista de tareas todos los días por la mañana, en lugar de en la noche cuando terminas el día. Esto te permite desconectarte de tu estrés habitual y acercarte a la situación con ojos frescos en la mañana siguiente. Empieza 15 minutos antes de tu horario laboral para evitar distracciones.

No tienes que hacer todo al mismo tiempo

¿Conoces esos correos? Pueden esperar. Eso puede sonar como un concepto extraño, pero el hecho es que en esta era digital siempre estamos disponibles. El instinto es contestar inmediatamente a todo. Si sientes esta necesidad muy seguido y estás en desacuerdo al no contestar, te digo lo siguiente:

La respuesta más probable a estas preguntas es no.

Lo mismo va para cuando alguien más te envía un correo o un mensaje. No te estoy diciendo que dejes de contestar todo, pero re evalúa tu sentido de urgencia y concéntrate en tus prioridades del día. Cuando tengas un tiempo libre, vuelve a los correos.

Si algo puede salir mal, saldrá mal

¿Entonces porque no planear para cuando salga mal? El peor error que alguien puede cometer en la vida es esperar que todo saldrá como se espera.

La gran mayoría de nosotros, hemos sido aplastados con la realidad de situaciones siempre cambiantes, pero lo que hemos aprendido de ello es que debemos de ser tan fuertes como para doblarnos. La habilidad de adaptarnos, ser flexibles y calmarnos cuando las demandas de tiempo son invaluables. Mantener aferrado a como quieres que un proyecto salga solo añadirá frustración y tiempo perdido a tu equipo. Da un paso atrás de la situación, evalúa lo que se tiene que hacer, formula un plan de ataque y ejecútalo.

Fuente: Webdevstudios