Como emprendedor, seguramente siempre estás involucrado en proyectos. Te des cuenta o no, tu trabajo se divide en varios grupos de tareas sobre un objetivo específico.
Idealmente, hacer tus tareas hace que completes tus proyectos y estos últimos hacen que consigas los objetivos de tu negocio.
Sin embargo, muchas veces no priorizamos correctamente nuestros proyectos. En lugar de eso, tratamos de hacer todo al mismo tiempo. Y es una mala idea. Incrementa nuestro estrés, reduce la posibilidad de terminar lo que necesitas y hace mucho más difícil que progreses hacia un objetivo de negocio.
Para evitar este destino, aquí hay 5 tips de planeación que te pueden ayudar mucho en la administración de tus proyectos:
1. Define tus proyectos
La primera y más importante cosa que debes hacer para comenzar con tu planeación es decidir cuales son tus proyectos. Primero ¿Qué es un proyecto? Una definición podría ser:
Cualquier cosa que tome más de algunas pocas tareas para hacer.
¿Instalar ese nuevo software de ventas? Si, es un proyecto. ¿Hacer crecer tu negocio? ¡Esa es una colección de proyectos!
Algunos de tus proyectos serán bastante obvios, pero otros estarán más borrosos. Para definirlos, escribe todo en lo que estés trabajando actualmente y todo en lo que quieres trabajar. Después, agrúpalos por objetivos específicos.
Esa acción seguramente te llevará a tener tu lista de proyectos. Podrías tener entre 10-20 (o incluso más) proyectos en esta lista, pero para ser efectivo, elige de 2-5 proyectos importantes y concentrate en ellos.
2. Dale a tus proyectos una fecha de inicio y de fin
Debes de conocer (o decidir) cuando comienza y termina cada proyecto. Esto te permitirá tener una secuencia de tus proyectos y priorizarlos por fecha. Esas fechas también te permitirán controlar los ciclos de tu propio negocio y prevenir que los proyectos tomen mucho más tiempo del esperado.
3. Haz un plan de una página
Un poco de planeación ayuda mucho a terminar un proyecto. Para crear este plan de una página, escribe tus respuestas para estas preguntas:
- ¿Qué problema resolverá el proyecto?
- ¿Cuál es el beneficio?
- ¿Qué tipo de cosas o presupuesto necesito?
- ¿Cuáles son los principales objetivos?
- ¿Cuáles son los obstáculos probables?
- ¿Cuáles son los riesgos de este proyecto?
- ¿Cuál es mi plan de trabajo?
- ¿Cuáles son las métricas para medir el éxito?
- ¿Cómo sabré que este proyecto está completo?
Nota: Para que puedas mantener ese plan en una página, debes de mantener tus respuestas bastante concisas.
4. Establece tus rutinas de comunicación
Para cualquier proyecto que involucre a varias personas, es bueno que establezcas rutinas de comunicación antes de comenzar. ¿El avance será reportado semanalmente? ¿Mensualmente? ¿Habrá llamadas de rutina para revisar el proyecto? ¿Quién es responsable de revisar si el proyecto está cumpliendo sus objetivos?
5. Aprende cuando y si renunciar
Aunque la mayoría de las veces es mejor terminar lo que empiezas, algunas es necesario cortar por lo sano. Si tienes todos tus proyectos de frente, fechas y planes para cada uno que incluyen objetivos y guías de comunicación, deberías de tener toda la información necesaria para saber cuando renunciar a un proyecto.
Ciertamente renunciar lo más fácil, sobre todo cuando ya has invertido mucho tiempo, energía y emociones. Pero si un proyecto no está funcionando, aquí hay algunas preguntas que te pueden ayudar a tomar una decisión:
- ¿El objetivo del proyecto sigue siendo importante?
- ¿Cuál era el retorno de inversión esperado en este proyecto? ¿Cuál es el retorno esperado ahorita?
- ¿Cuál es mi costo de oportunidad por trabajar en esto? ¿Puedo obtener mejore resultados invirtiendo este tiempo en otros proyectos?
- ¿Cuál es costo emocional de conseguir con este proyecto?
Fuente: Entrepreneur