9 maneras de manejar interrupciones como profesional

¿Te distraes fácilmente? Puedo apostar a que sí. Si te digo que este link lleva a una colección de fotos de gatitos divertidos, seguramente le darás clic y te olvidarás de nuestra conversación.

¡Eso no sucederá esta vez!

Las interrupciones hacen el mayor daño cuando permitimos que su aparición nos afecte incluso después de haber regresado a nuestra tarea. Esto puede suceder por algunas razones:

• Tratamos cualquier ruptura en nuestro flujo de trabajo como una fractura del producto final.
• Resentimos nuestra incapacidad de evitar distracciones y terminamos tratando a las interrupciones como una debilidad personal.

¿Qué puedes hacer?

1. Acepta tu miedo

Contrario a lo que tal vez te dijo tu mamá, no eres diferente del resto de nosotros. Todos nos distraemos. Todos nos molestamos cuando un momento productivo es interrumpido. A todos nos enoja que los eventos programados no sucedan como estaban previstos. Si permites que el enojo se apodere de tu mente ante las distracciones, podrías dañar tu habilidad de ser productivo.

El temor a las distracciones también fomenta los resentimientos ante aquellos que las producen. Reconoce que de vez en cuando serás interrumpido y acepta esas interrupciones como oportunidades para mejorar. No podrás detener las distracciones pero si las puedes alejar de tu productividad. ¡Es tú momento!

2. Planea para las interrupciones

La planeación efectiva es la piedra angular de un estilo de vida productivo. Planear para las interrupciones puede parecer imposible. ¿Lo crees? Aquí hay un pequeño ejemplo para que puedas comenzar con este tipo de planeaciones:

Comienza cada sesión de trabajo dibujando unos pequeños cuadros en un pedazo de papel. Estos representan las distracciones que seguramente se te presentarán. Mientras vayas encontrando y superando esas distracciones, pon una marca en la caja apropiada. Después de un tiempo podrás hacer esto en tu cabeza. Suena fácil ¿No? Una distracción esperada no tiene poder en tu día. Todavía tienes el control.

3. Delega y pospón

Una vez que hayas identificado una interrupción como algo que necesita atención y no solo un vistazo rápido, intenta posponer tu involucramiento en la misma. La forma bruta de lograr esto es gritar a todo pulmón: ¡No tengo tiempo ahorita, no me molesten!

La opción más educada requiere un poco más de tiempo. Tomate un momento para entender que es lo que involucra la distracción. ¿Alguien está muriendo? ¿Hay una fecha límite que olvidaste? ¿Hay una oportunidad para hacer networking? Si resulta que no hay ninguna emergencia, pospón involucrarte y delega tanto como puedas a alguien con los recursos disponibles.

4. Ataca la procrastinación

Es justo decir que la mayoría de nosotros le damos la bienvenida a muchas más distracciones de las que deberíamos. ¿Por qué? Porque somos procrastinadores crónicos y las distracciones nos ofrecen una manera de no hacer lo que deberíamos de estar haciendo. La manera más simple de atacar la procrastinación es sintetizar la urgencia con fechas límites. Si normalmente te toma 3 horas hacer algo, ve al baño, toma un vaso de agua, pon una alarma para 90 minutos y comienza a trabajar. Esto no funcionará para todos los proyectos pero es muy útil y divertido cuando si funciona.

5. Divide tu día en objetivos

Las distracciones son más peligrosas para la persona que no tiene objetivos a corto plazo. Puedes mantenerte lejos de la zona de peligro si te pones objetivos a lo largo de tu día. Probablemente solo necesitas hacer esto para las tareas que de verdad no quieres hacer. Por ejemplo:

• Enviar el correo incómodo para las 9am
• Revisar la agenda de la semana para las 12pm

El poder en este proceso es que ahora tienes objetivos con tiempos definidos para enfocarte una vez que hayas escapado de las distracciones. ¿Esa conversación de las 8:45am que podría haberse extendido durante 1 hora? Terminada por la fecha límite del email.

7. Limita los canales

Mientras más limites los canales que las personas pueden usar para distraerte, menor es la probabilidad de que te distraigas. Toma fuerza de voluntad ignorar las redes sociales y a tu celular. Toma confianza en las personas con las que trabajas alejarte un poco de la velocidad del negocio y hacer los números en el cuarto de atrás. Es difícil desconectarte porque a menudo sentimos un sentimiento de irrelevancia cuando nos alejamos del día a día.

Hazlo. Tus resultados serán la prueba de que vale la pena el esfuerzo.

7. Utiliza lotes de tiempo

Responder a los emails en lotes y programar un bloque de tiempo para hacer llamadas puede parecer una forma triste de hacer negocios pero es una manera muy efectiva de mantener alejadas las distracciones. Utilizar lotes es incluso más efectivo en minimizar el daño colateral causado por Twitter y cualquier otra red social si entras a ellas sin un tiempo destinado a eso.

Para comenzar, haz una lista de las cosas que debes hacer todos los días para mantener una buena comunicación en tu negocio y a través de tus redes sociales. Dale a cada herramienta o acción su propio bloque de tiempo y añade un pequeño margen al final.

8. Comunica tu horario a los demás

Cuando se trata de manejar distracciones basadas en las personas, la comunicación es la clave. ¿Necesitas terminar un proyecto? Hazle saber a las personas con las que trabajas que no estarás disponible durante cierto tiempo. ¿Quieres terminar un proyecto en una casa llena de niños? Hazles saber que a menos de que alguien este muriendo o la casa este en fuego, matarás a un gatito si te interrumpen.

Obviamente, si no haz creado un programa realista para ti mismo, compartir ese programa no servirá de mucho.

9. Comienza con lo más importante

Cuando te encuentres con una distracción, ve al fondo de esta inmediatamente. Tu estilo de “ir al grano” podría ser tomado de mala manera por algunas personas que prefieren contar la historia antes de llegar al grano. Discúlpate por si pudiste ser grosero y pregúntales el punto importante.

Una vez que conozcas el punto puedes preguntar por más información y tomar una decisión sobre que hacer antes de regresar a trabajar.

Fuente: Lifehack, PageCarbajal